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なぜ、マネジャーが「仕切る」のをやめると、会議の品質が上がるのか?

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課長クラス以上のマネジャーにとって「会議術」は、チームの生産性を上げるために必須のスキルです。ところが、私たちには「会議術」を体系的に学ぶ機会がほとんどありませんから、悩んでいるマネジャーも多いのではないでしょうか? そこで、ソフトバンク在籍時に「会議術」を磨き上げ、マネジャーとして大きな実績を残した前田鎌利さんに『最高品質の会議術』(ダイヤモンド社)をまとめていただきました。本連載では、その内容を抜粋して掲載してまいります。

定例会議は「最終チェック」の場

会議におけるマネジャーとメンバーとのコミュニケーションの基本は「質問」です。そして、1on1ミーティングや少人数ミーティングを活性化して、その場で「質問」を主体にしながらメンバーの提案内容をブラッシュアップ。「7割の勝算がある」(連載第4回参照)と判断できる水準までこぎ着けた提案については、次々と意思決定をしていくことになります。

連載第5で触れたように、定例会議にかけるのは、重要性の高い案件や、メンバー全員に関係するような案件のみでOK。それ以外の案件については、1on1ミーティングや少人数ミーティングの場で積極的に意思決定していくスピード感が重要です。そして、ごく限られた案件のみ、定例会議での意思決定ルートに乗せるわけです。

もうお気づきかと思いますが、上記のようなプロセスを経るということは、定例会議にかける段階で、マネジャーとしては「7割の勝算がある」と判断しているということです。

しかも、重要案件であればブレスト会議も行っていることが多いですから、担当者以外のメンバーの意見も反映済みです。ブレスト会議を開かなかったとしても、多くても十数人のチーム内の話ですから、少しでも関係がありそうなメンバーには気軽に声をかけて意見を聞いておけば済む話です。

つまり、定例会議にかける段階で、ほぼチーム内の合意は得ている状態なのです。だからこそ、私が実践していたように、定例会議を原則30分で行うことができるのだとも言えます。とは言え、“シャンシャン会議”をやるということではありません。重要案件であるからこそ、十分に練り上げてきた提案を厳しい目で最終チェックする。そして、“抜け漏れ”がないかを確認するとともに、少しでも成功確率を上げるために知恵を出し合う。それが、定例会議の役割なのです。

「意思決定者」はファシリテートしてはならない

定例会議のディスカッションは、「質問」を主体に進めます。確認事項や疑問点のある人に質問をしてもらい、担当者が回答。質問が出尽くしたら、意見のある人がコメントを述べる。それを1件最大15分で完了させるわけです。

ここで、私はひとつの工夫をしました。定例会議全体の司会進行はマネジャーが仕切りますが、ディスカッションにおいて議論を促進するファシリテーターをメンバーの持ち回りにしたのです。

狙いは大きく3つあります(下図参照)。

まず第一に、意思決定者であるマネジャーがファシリテーターを務めると、どうしても発言者に遠慮や忖度が生じてしまうため、議論を歪めるおそれがあるためです。むしろ、マネジャーはメンバーのディスカッションを第三者的に聞くことで、意思決定に向けて思考を深めることに集中すべきでしょう。

しかも、マネジャーが定例会議において意識すべき重要なポイントとして、メンバーの体調・情緒面のチェックがありますから、その意味でも、メンバーの様子を客観的に観察できるポジションを確保するのが望ましいのです。

「ファシリテーションの難しさ」を知ると協力的になる

第二に、会議の活性化です。
会議とはメンバー全員の共同作業です。もちろん、マネジャーが果たすべき役割は非常に大きなものがありますが、個々のメンバーが会議に積極的に参加する気持ちがなければ、マネジャーひとりの力では限界があるのは自明のことです。

そこに、メンバーに持ち回りでファシリテーションを任せることの意味が生まれます。なぜなら、ファシリテーションのスキルは、非常に難易度が高いからです。メンバーの発言を引き出し、議論がズレたら軌道修正をし、新しい発想を生み出すように促し、意思決定を行うために議論を方向付ける……。慣れないうちは、思うようにはいきません。

しかし、これがいいのです。ファシリテーションの難しさを実感したメンバーは、会議に非協力的であることが、どれだけファシリテーターに苦痛を与えているかを体感することができます。この経験が、彼らの会議に向き合う姿勢を自然と変えてくれるのです。そして、メンバー全員が会議に協力的になることで、必然的に会議は活性化されるのです。

第三に、メンバーの育成です。
ファシリテーションのスキルを身につけるためには、関連書籍を読んだり、研修を受けるのも有効ですが、何よりも上達するのは実体験です。その実体験を、マネジャーの庇護のもと、最も安全にできるのが定例会議の場にほかなりません。そこで経験を積ませたうえで、ブレスト会議のファシリテーションなども経験させれば、確実に彼らのスキルは向上します。

そして、他部署のメンバーもいるブレスト会議の場で、うまくファシリテーションができるようになると、非常に自信がつきます。人前に立って堂々とファシリテートできるようになる自信は、ビジネスパーソンにとっては非常に重要なもの。これを養うためにも、部下にファシリテーションを行うチャンスをどんどん与えるべきなのです。

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